Information générale sur le CRDS LLL

Le CRDS LLL a été mis sur pied pour faciliter l’accès aux services spécialisés pour les populations de nos trois régions. Il s’agit d’une porte d’entrée unique pour référer les usagers ayant besoin d’une première consultation auprès d’un médecin spécialiste, tant en clinique externe qu’en cabinet.

Il facilite le travail des médecins omnipraticiens de première ligne en leur simplifiant l’accès aux services spécialisés pour l’évaluation de leurs usagers et donne aux médecins spécialistes l’assurance que la demande reçue est orientée et priorisée adéquatement.

De plus, le CRDS LLL évite à l’usager d’avoir à faire lui-même des démarches pour obtenir une première consultation pour un service spécialisé.

Le CRDS LLL s’adresse aux médecins omnipraticiens pratiquant en première ligne (cabinet, GMF, GMF-U et soutien à domicile) qui souhaitent référer leurs usagers pour une première consultation pour un service spécialisé.

Les médecins omnipraticiens visés par le CRDS LLL sont ceux pratiquant dans les régions de Lanaudière, des Laurentides et de Laval et dont les usagers résident également dans ces régions.  

LISTE DES SPÉCIALITÉS COORDONNÉES PAR LE CRDS

  • Cardiologie
  • Gastroentérologie
  • Néphrologie
  • Neurologie
  • Ophtalmologie 
  • Orthopédie
  • ORL 
  • Pédiatrie générale
  • Urologie

À compter du 4 septembre 2018 - Phase 2

  • Chirurgie générale
  • Chirurgie vasculaire
  • Médecine interne
  • Physiatrie
  • Neurochirurgie
  • Rhumatologie
  • Hémato-oncologie (n'inclut pas l'oncologie médicale) 

Les autres spécialités s'ajouteront ultérieurement. 

Le CRDS LLL est ouvert du lundi au vendredi, de 8 h à 20 h, et les samedis et les dimanches,
de 8 h à 16 h.
Une équipe composée d’agentes administratives traite les demandes de consultation en services spécialisés reçues au CRDS LLL et des infirmières cliniciennes sont en soutien à cette équipe pour répondre aux questions cliniques.

Les rendez-vous seront attribués en fonction de trois critères :

  • Le délai prescrit selon la condition clinique de l’usager
  • Le lieu de résidence de l’usager
  • La référence nominative, lorsque spécifiée. Dans l’éventualité où il serait impossible de trouver un rendez-vous qui respecte cette référence, le CRDS LLL proposera d’autres possibilités au médecin omnipraticien ou à l’usager,  afin d’assurer une prise de rendez-vous adaptée aux besoins de l’usager.

Les rendez-vous sont octroyés selon les plages de disponibilités offertes par les médecins spécialistes des LLL.

Seuls les médecins de famille qui pratiquent en première ligne et qui ont besoin d’une première consultation avec un médecin spécialiste pour leurs patients peuvent transmettre une requête au CRDS en utilisant les formulaires harmonisés.

Définition d’une première consultation : Première référence d’un médecin de famille à un médecin spécialiste pour une condition particulière. Toute consultation pour la même condition à l’intérieur d’une période de 2 ans suivant la première consultation est considérée comme une consultation de suivi et n’est pas une première consultation.

Les requêtes suivantes sont admissibles:

  • Toute demande pour une première consultation en médecine spécialisée pour une spécialité visée par l’APSS et ce, selon le calendrier de déploiement des spécialités.
  • Toute requête pour un patient ayant une adresse au Québec (étudiants, réfugiés, militaires, etc.), transmise par un médecin omnipraticien pratiquant en première ligne;
  • Requêtes en provenance de médecins omnipraticiens hors Québec si le patient réside au Québec;
  • Requêtes en provenance de médecins omnipraticiens non participants à la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ) si le patient réside au Québec.

Les requêtes suivantes ne sont pas admissibles et les médecins omnipraticiens doivent acheminer leur demande directement aux cliniques externes et aux cabinets, et non au CRDS LLL,

  • Requête pour un rendez-vous de suivi;
  • Requêtes pour tous patients admis dans un établissement de santé;
  • Requêtes pour un prisonnier;
  • Requêtes en provenance d’un médecin spécialiste;
  • Requêtes en provenance d’un professionnel de la santé autre que médecin omnipraticien (infirmière, psychologue, optométriste, etc.);
  • Requêtes provenant de l’urgence;
  • Les demandes de 2e avis, les demandes d’expertises pour la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), les demandes d’expertises pour la Société de l’assurance automobile du Québec (SAAQ) et les demandes d’expertises pour des compagnies d’assurance. Les médecins qui désirent obtenir ces services devront utiliser d’autres corridors pour transmettre leurs requêtes.

Les médecins spécialistes ou omnipraticiens peuvent joindre le CRDS LLL par:

Référence nominative

Oui. La case référence nominative qui se trouve sur tous les formulaires de demande de consultation a été prévue à cet effet.

S’il est impossible de trouver un rendez-vous auprès de cette référence nominative dans le respect du délai clinique, le CRDS LLL proposera d’autres possibilités au médecin omnipraticien afin d’assurer une prise de rendez-vous adaptée aux besoins de l’usager.

Formulaires

La demande de consultation doit être conforme à trois niveaux :

  1. Conformité administrative : Sera conforme toute demande de consultation complétée sur le formulaire harmonisé provincial et dont la section d’identification de l’usager et du médecin omnipraticien aura été correctement remplie.
  2. Conformité clinique : Sera conforme toute demande de service dont la section Raison de consultation aura été correctement remplie et pour laquelle une priorité clinique est identifiée. Si aucune raison de consultation ne correspond à la condition clinique de l’usager, le médecin omnipraticien doit inscrire une raison de consultation dans la section Autre et ajouter une priorité clinique (A-B-C-D-E) dans la case destinée à cet effet.
  3. Conformité des prérequis : Sera conforme tout formulaire dont les prérequis nécessaires auront été fournis selon les processus établis.

En cas de non-conformité, des démarches seront entreprises par le CRDS LLL auprès du médecin omnipraticien afin de rendre la demande conforme.

Les formulaires de consultation ont été développés conjointement par des représentants des médecins spécialistes et des représentants des médecins omnipraticiens.

Tout commentaire relativement aux formulaires doit être communiqué à votre fédération médicale.

Pour les spécialités autres que celles visées par la phase 1 et 2, vous devez orienter vos demandes de consultation aux centrales de rendez-vous des installations ou encore vers des cliniques, selon votre pratique actuelle.

Pour les suivis, veuillez acheminer vos demandes directement au médecin spécialiste ayant déjà pris en charge l’usager.

Requête pour une coloscopie

Les demandes de coloscopie doivent être effectuées avec le formulaire AH702 et doivent être acheminées directement aux centrales de rendez-vous et non au CRDS LLL.

Vous trouverez ci-après les numéros de télécopieur :

Laurentides:

  • Mont-Laurier – Hôpital de Mont-Laurier : (819) 440-4215
  • Sainte-Agathe – Hôpital Laurentien :(819) 324-4075
  • Saint-Eustache – CHSE : (450) 473-0643
  • Argenteuil – CMSSS : (450) 566-3327
  • Saint-Jérôme – Hôpital de Saint-Jérôme :(450) 431-8383

Lanaudière sud: Le Gardeur – CHPLG : (450) 654-9093

Lanaudière nord – Joliette – CHRDL : (450) 759- 5414

Laval: Cité de la Santé : (450) 975-5350

Les médecins pourront référer la clientèle pédiatrique en utilisant le formulaire de demande de consultation en pédiatrie générale. Les formulaires de demande de consultation en ORL, en urologie et en ophtalmologie contiennent également certaines conditions pédiatriques. 

Pour faciliter le traitement des demandes, veuillez utiliser la case « Autre » seulement lorsque la raison de consultation ne figure pas parmi les conditions cliniques déjà au formulaire.

Si l’utilisation de la case « Autre » est requise, nous vous demandons d’être très précis dans les détails fournis afin de réduire les délais d’analyse de la demande. Le médecin répondant de la spécialité concernée en fera l'analyse et révisera au besoin la priorité clinique associé à la condition clinique du patient. Le médecin référent sera avisé si le médecin répondant révise la priorité clinique.

Code de priorité clinique

Orientation et délais

Urgent

Diriger vers l’urgence

A

≤ 3 jours

B

≤ 10 jours

C

≤ 28 jours

D

≤ 3 mois

E

≤ 12 mois

Les médecins omnipraticiens ont deux options: 

Option 1 : Par télécopieur

  • Remplir la demande de consultation directement dans DMÉ et imprimer la demande de consultation dûment remplie. Vous pouvez aussi imprimer le formulaire afin de le compléter au crayon. Les formulaires sont disponibles dans la section Médecins omnipraticiens. 
  • Télécopier la demande de consultation au numéro suivant : 1 844 820-CRDS (2737)  (sans frais)

Option 2 : Par l’interface SAFIR

  • SAFIR, pour Service d'acheminement de formulaires informatiques et de suivis de requête, permet aux médecins omnipraticiens d'envoyer électroniquement leur demande de consultation ainsi que les PDF des prérequis demandés, à partir de leur plateforme DME.
  • Pour plus d'information sur SAFIR ou obtenir la courte formation afin de l'utiliser efficacement, veuillez contacter votre fournisseur de DME. 

Gestion des prérequis

Consignes en vigueur depuis le 4 septembre 2018

Des modifications ont été apportées dans la gestion des prérequis depuis le 4 septembre 2018, tel que convenu entre les fédérations médicales et le MSSS, et ce, dans le but d'alléger le processus de référence.

Résultats disponibles au DSQ

  • Si un rapport ou des résultats d'examen prérequis sont présents au DSQ, le médecin référent doit l'indiquer dans la case prévue à cet effet.
  • Les médecins spécialistes sont responsables d'aller les consulter au DSQ.
  • Les prérequis dont les résultats n'apparaissent pas au DSQ (évaluation SNAP IV ou Connors, rapport de pathologie), le médecin référent doit continuer de les transmettre au CRDS LLL avec la demande de consultation.

Examens préalables à la consultation avec le médecin spécialiste 

Certaines conditions cliniques figurant sur les formulaires nécessitent que des examens soient effectués avant la consultation avec le médecin spécialiste.

Deux types d’examens préalables à la consultation avec le médecin spécialiste se retrouvent sur les formulaires :

1- Rapports : Lorsqu’un rapport est demandé sur le formulaire APSS, le rapport de cet examen doit être disponible (au DSQ ou transmis au CRDS) au moment de la transmission de la requête au CRDS. Le médecin référent devrait tenir compte de ces examens avant de référer en médecine spécialisée.

2- Examens à prescrire : Sur les formulaires, pour certaines conditions cliniques, il est indiqué que des examens doivent être prescrits, au même moment de la transmission de la requête au CRDS. Les examens à prescrire sont des examens qui doivent absolument être réalisés avant la consultation avec le médecin spécialiste. Il s’agit d’examen d’imagerie médicale, d’analyse de laboratoire ou d’autres examens spécialisés. Les résultats de ces examens sont nécessaires au médecin spécialiste pour la réalisation de la consultation.

Le médecin référent doit prescrire ces examens et cocher la case prévue à cet effet sur le formulaire de consultation.

  • Pour les prélèvements pour les analyses de laboratoire et la radiographie simple, le patient est responsable de passer les examens prescrits avant son rendez-vous avec le spécialiste. Au moment où le CRDS communiquera avec lui pour planifier son rendez-vous avec le spécialiste, le CRDS lui rappellera l'importance de passer ses examens avant cette date. Le médecin spécialiste pourra alors consulter les résultats au DSQ.
  • Pour l'urologie et l'ORL, certaines raisons de consultation nécessitent qu'une échographie ou qu'un scan soit réalisé avant le rendez-vous avec le médecin spécialiste.

    Dans ces cas précis (consulter la liste), le médecin référent doit transmettre la requête en imagerie médicale au CRDS avec la demande de consultation. Le CRDS LLL fera le lien avec les services d'imagerie médicale pour coordonner les deux rendez-vous et ainsi respecter le délais clinique de la demande de consultation avec le spécialiste. Le médecin spécialiste aura accès aux résultats au DSQ avant la consultation.

3- Examens souhaitables: Pour certaines raisons de consultation, des examens souhaitables sont demandés. Ces examens ne sont pas obligatoires pour la consultation avec le médecin spécialiste, mais la réalisation de ces examens avant la consultation est souhaitable. Si disponible, le médecin référent peut les joindre à la requête. 

Pour l'urologie, l'ORL et la neurochirurgie seulement, certaines raisons de consultation nécessitent qu'une échographie ou qu'un scan soit réalisée avant le rendez-vous avec le spécialiste. 

Dans ces seuls cas,  le médecin référent peut transmettre la requête en imagerie médicale au CRDS avec la demande de consultation. Le CRDS LLL fera le lien avec les services d'imagerie médicale pour coordonner les deux rendez-vous et ainsi respecter le délais clinique de la demande de consultation avec le spécialiste. Le médecin spécialiste aura accès aux résultats au DSQ avant la consultation.

Lorsqu'il est inscrit «Prérequis: Rapport d'IM», l'examen doit avoir été réalisé avant de transmettre la demande de consultation au CRDS LLL. Le rapport d’imagerie médicale à transmettre est celui justifiant la demande de consultation spécialisée et le CRDS LLL ne coordonnera pas ces examens d'imagerie médicale.

 

Spécialité

Raisons de consultation

Type d’examen à prescrire

Urologie

Masse scrotale suspecte et néoplasie

Écho testiculaire

ORL

Nodule Thyroïdien

Écho thyroïdienne

Urologie

Infection urinaire chez l’homme

Écho rénale et pelvienne

Urologie

Hématurie microscopique

Écho abdo-pelvienne

Urologie

Masse scrotale bénigne : hydrocèle, varicocèle, spermatocèle

Écho testiculaire

Urologie

Calcul urétéral

Rx abdo et uroscan (TDM)

Urologie

Masse rénale solide ou kyste rénal complexe

Pyéloscan                             

Urologie

Hématurie macroscopique intermittente avec culture négative

Pyéloscan (TDM)

Urologie

Calcul rénal ou vésical asymptomatique

Uroscan (TDM)

Neurochirurgie

Tumeur d’un nerf périphérique

IRM ou échographie    < 3 mois

Médecins omnipraticiens

Non, le CRDS LLL ne remplace pas les accueils cliniques. Les omnipraticiens doivent continuer à utiliser les accueils cliniques comme ils l’ont fait jusqu’à présent. Le CRDS LLL sera au fait de l’offre de service des accueils cliniques afin de réorienter au besoin toute demande.

Peu importe le lieu de résidence de l’usager, le médecin omnipraticien doit envoyer sa demande de consultation au CRDS du territoire où il pratique.

Le CRDS se chargera de transférer la demande de consultation au CRDS du territoire où réside l’usager.

Non. Ce sont les médecins omnipraticiens qui doivent transiger avec le CRDS LLL pour assurer la prise de rendez-vous dans l’une des spécialités visées.

L’usager n’a aucune démarche à effectuer. Le CRDS LLL ou le cabinet communiquera directement avec l’usager pour l’informer de l’heure, de la date et du lieu de son rendez-vous avec le médecin spécialiste en clinique externe. Toute information pertinente en lien avec le rendez-vous est alors transmise à l’usager (ex : où aller pour faire la carte d’hôpital, emplacement du stationnement, qui appeler en cas de retard ou d’annulation, etc.).

Délai estimé à communiquer à vos patients : Afin de rassurer les usagers et d’éviter des appels de la clientèle au CRDS LLL, il est essentiel que les médecins référents informent l’usager du délai estimé pour un premier rendez-vous selon sa condition clinique ainsi que des examens qu’il devra passer avant de rencontrer le médecin spécialiste.

Le CRDS LLL n’achemine pas d’accusé de réception aux médecins omnipraticiens pour les demandes de consultations reçues. 

Les médecins omnipraticiens peuvent communiquer en tout temps avec le CRDS LLL concernant une demande de consultation soumise.

Le MSSS et ses partenaires travaillent actuellement à développer un outil de traçabilité des requêtes pour le personnel des GMF et des CRDS. Cet outil de traçabilité permettra aux différents intervenants de valider l’état des requêtes transmises au CRDS. Ainsi, les médecins référents pourront en tout temps savoir où en est rendu le traitement de leurs requêtes transmises au CRDS.

Oui. En tant que médecin omnipraticien, tout comme dans votre pratique actuelle, vous aurez toujours la possibilité de communiquer directement avec le médecin spécialiste qui traite votre usager afin de discuter avec lui de sa condition clinique.  

Par ailleurs, une fois que votre usager aura rencontré le spécialiste, les résultats de la consultation vous seront acheminés par ce dernier.

Dans le cas où la condition clinique d'un usager s'est détériorée et que le médecin omnipraticien souhaite apporter une modification de priorité à une demande qu'il nous a déjà acheminée, le médecin omnipraticien doit nous acheminer une nouvelle demande de consultation pour son usager avec l'information mise à jour.

Le CRDS LLL remplacera l'ancienne demande par la nouvelle.

Une justification doit accompagner tout changement de priorité clinique. Les demandes de consultation qui auront une priorité différente de celle qui était prévue au départ dans le formulaire de consultation seront revues par l’infirmière du CRDS LLL afin d’évaluer le cas.

S’il y a lieu, cette dernière communiquera avec le médecin omnipraticien. Au besoin, l’infirmière consultera un médecin spécialiste répondant afin de juger de la pertinence de la modification de la priorité. Un comité de vigie effectuera également un suivi au niveau des demandes de consultation et fera les liens requis au besoin.

Les médecins référents doivent indiquer si l’usager a un médecin de famille ou non sur le formulaire. Le CRDS LLL informera les usagers sans médecin de famille de la démarche à réaliser pour s'inscrire au Guichet d’accès aux médecins de famille (GAMF). 

Les modes de fonctionnement actuels en ce qui a trait aux systèmes de garde pour les cas urgents dans les hôpitaux ne seront pas affectés par le CRDS LLL.

Afin de s’assurer que les usagers présentant une condition clinique urgente soient pris en charge adéquatement et dans les meilleurs délais, veuillez consulter les alertes cliniques au verso des formulaires de demandes de consultation – certaines conditions cliniques doivent être dirigées vers l’urgence.

Médecins spécialistes

Pour mener à bien sa mission, le CRDS LLL doit connaître l’offre de service des médecins spécialistes du territoire. Il doit également connaître leurs lieux et champs de pratique, ainsi que les disponibilités offertes pour les usagers référés via le CRDS LLL.

Médecins spécialistes pratiquant en établissement: 

  • Une fois inscrits au CRDS LLL, les médecins spécialistes doivent communiquer sur une base régulière leurs plages horaires de disponibilité à leur centrale de rendez-vous ou au personnel en charge de leurs horaires, en leur spécifiant quelles plages horaires ils dédient au CRDS LLL.  Les agentes administratives du CRDS LLL, qui ont accès aux différents systèmes de rendez-vous des établissements publics, pourront ainsi fixer des rendez-vous dans les plages dédiées au CRDS LLL.

Médecins spécialistes pratiquant en cabinet:

  • Une fois inscrits au CRDS LLL, les médecins spécialistes pratiquant en cabinet doivent communiquer leurs disponibilités à tous les trois mois, en complétant le formulaire suivant: Formulaire de disponibilités en cabinet

En tout temps, n’hésitez pas à communiquer avec le CRDS LLL si vous avez des questions concernant les modalités pour offrir des plages de disponibilités au CRDS LLL. 

Des mécanismes sont prévus pour permettre au CRDS LLL d’attribuer les rendez-vous selon le principe d’alternance entre les médecins spécialistes disponibles. Le système d’information du CRDS LLL permettra aussi d’extraire des rapports afin d’effectuer un suivi pour une répartition équitable des rendez-vous.

Pour les médecins pratiquant en cliniques externes :

Le CRDS LLL libérera automatiquement toutes les plages horaires non comblées à moins de 3 jours ouvrables du moment prévu.

À titre d’exemple :

  • Une plage horaire réservée pour le CRDS LLL un lundi mais non comblée sera automatiquement libérée le mercredi de la semaine précédente. Dès le mercredi précédent, le personnel local pourra utiliser ces plages horaires inutilisées par le CRDS LLL pour donner des rendez-vous à d’autres clientèles;
  • Une plage horaire réservée pour le CRDS LLL un jeudi mais non comblée sera automatiquement libérée le lundi précédent. Le même processus décrit ci-haut s’applique.
  • Ces plages seront automatiquement libérées et le CRDS LLL ne les considérera plus dans ses possibilités pour offrir des rendez-vous aux usagers.

AUCUN AVIS ne sera acheminé du CRDS LLL vers les centrales de rendez-vous et les cliniques externes relativement aux plages libérées. Le personnel de ces secteurs peuvent reprendre ces plages d’emblée, du moment que le délai de 3 jours ouvrables est atteint.

Pour les médecins pratiquant en cabinet :

Le CRDS LLL vous fera parvenir au plus tard à chaque mercredi les demandes de consultations en lien avec votre capacité d’accueil de la semaine suivante.

À titre d’exemple, si vous avez donné une capacité d’accueil pour 10 usagers dans la semaine du 28 novembre, le CRDS LLL pourrait vous acheminer jusqu’à 10 demandes de consultation au plus tard le mercredi précédent, soit le 23 novembre, afin que vous puissiez appeler les usagers et leur donner rendez-vous pour la semaine suivante.

Le nombre de demandes de consultation qui vous sont acheminées dépendra du volume de demandes que le CRDS LLL aura reçues ainsi que de la pratique spécifique des médecins spécialistes (type de conditions cliniques traitées).

Ainsi la capacité d’accueil non comblée vous est retournée. En reprenant l’exemple ci-haut, si le CRDS LLL vous achemine, le 23 novembre, 5 demandes de consultation, cela signifie que les 5 capacités d’accueil non utilisées vous sont retournées et que vous pouvez les utiliser pour d’autres clientèles.

Le CRDS LLL est responsable de trouver pour l’usager un rendez-vous ou un cabinet pouvant l’accueillir, en fonction des critères préétablis. Par la suite, le CRDS LLL communique avec l’usager pour l’informer de l’heure, de la date et du lieu de son rendez-vous avec le médecin spécialiste en clinique externe, ou encore le cabinet communiquera avec l’usager pour lui donner un rendez-vous.

Toute information pertinente en lien avec le rendez-vous est alors transmise à l’usager (ex : où aller pour faire la carte d’hôpital, emplacement du stationnement, qui appeler en cas de retard ou d’annulation, etc.).

Le cabinet ou la clinique externe est responsable de confirmer le rendez-vous auprès de l’usager, selon sa pratique habituelle.

Si un usager ne se présente pas à son rendez-vous, la requête doit être retournée au CRDS LLL qui se chargera d'offrir un 2e rendez-vous à l'usager dans les délais prescrits.

Si un usager annule ou souhaite modifier la date de son rendez-vous, il doit s’adresser directement au cabinet ou au centre hospitalier (CH) où son rendez-vous a été fixé. Le CRDS aura communiqué toutes les coordonnées du cabinet ou de la centrale de rendez-vous à l’usager, lors de l’attribution du rendez-vous. S’il est impossible de trouver une nouvelle plage de disponiblité pour respecter le délai prescrit, le cabinet  ou la centrale de rendez-vous doit renvoyer la demande au CRDS. 

Si une clinique doit annuler ou modifier le rendez-vous d’un usager, elle doit communiquer avec l’usager et lui trouver un nouveau rendez-vous à l’intérieur des délais prescrits selon sa condition clinique. IMPORTANT! Veuillez informer le CRDS LLL de tout changement apporté au rendez-vous de l’usager.

Si un usager ne se présente pas à son rendez-vous (tant en clinique externe qu'en cabinet), la requête doit être retournée au CRDS LLL qui se chargera d'offrir un 2e rendez-vous à l'usager dans les délais prescrits.